معظم اجتماعات مجلس الإدارة هي تحديثات إدارية لا تحقق سوى القليل جدًا من إبلاغ أعضاء مجلس الإدارة عن أداء الشركة منذ آخر اجتماع لمجلس الإدارة.
هذه بالتأكيد إحدى وظائف كل لوحة ولكن إذا كانت لوحتك هي "ثقتك في المخ" والأشخاص الذين يمكنك استخدامهم كلوحة صوتية لمساعدتك على اتخاذ أصعب القرارات في شركتك وإذا كانت المجموعة الوحيدة تحتفظ بحق بسرية تامة المعلومات وأصعب الخيارات الخاصة بك ثم هو عار إذا لم تحصل على المزيد من القيمة.
صحيح أيضًا أنه ستكون هناك لحظات صعبة في رحلة شركتك حيث تريد أن تكون قادرًا على حمل الأشخاص وراء القرارات الصعبة التي تريدها. عندما يكون الأشخاص في حل المشكلات معك ، يتم الشراء بشكل أكبر لأنهم جزء من الحل. إذا لم يتلقوا تحديثات من أي وقت مضى ، فلن نتوقع أن يتم قبولها في قرارات صعبة عندما يكون لديك اجتماع مجلس الإدارة الذي لا تكون فيه الأخبار إيجابية.
إذا اشتركت في الحجة القائلة إن لوحة قوية يمكنها مساعدتك فعليًا ، فسوف يوضح هذا المنشور كيفية مساعدتك في عقد اجتماعات أكثر إنتاجية من خلال الإعداد المسبق بشكل صحيح.
هذا جزء من سلسلة أوسع حول اجتماعات مجلس الإدارة.
كيف تعمل معظم اجتماعات مجلس الإدارة
لقد كنت جالسًا على لوحات فنية لمدة عقدين ، لذلك لدي بعض الخبرة فيما يتعلق بالخطأ. ما يلي هو سرد ولكن إذا كان لديك الكثير من الخبرة في مجال الإدارة ، أعتقد أن هذا الأمر يبدو مألوفًا جدًا.
موعد اجتماع مجلس الإدارة
لا أحد يفكر كثيرًا في الأمر حتى أسبوع أو أسبوعين من قبل
فريق الإدارة لديه التدافع في اللحظة الأخيرة لسحب المواد معا
تركز الإدارة بشكل كبير على عملها اليومي المتمثل في ... العملاء الرابحين ، والتوقيع على biz dev ، وشحن المنتج ... بحيث تكون هذه الإعدادية "تدريبات على الحريق" في اللحظة الأخيرة ، وتعتبر بمثابة إلهاء بسيط. إذا تم الاستطلاع قبل أسبوع من اجتماع مجلس الإدارة ، فإن عددًا كبيرًا من المؤسسين سيقولون "أتمنى أن نؤجل هذا الاجتماع أسبوعين" أو "يمكنني فعل ذلك حقًا دون عقد اجتماع مجلس الإدارة على الإطلاق".
يصل سطح السفينة والبيانات المالية في الليلة السابقة للاجتماع. يصل المستثمرون الذين يسافرون إلى فنادقهم في وقت متأخر من الليل. قرروا الاستيقاظ مبكرا لقراءة المواد. انهم بسرعة مسحها ضوئيا قبل الإفطار. يعاد توجيههم بالأرقام حتى لا ينزعجوا في الاجتماع. في أعضاء مجلس المدينة أيضًا ، قم بمسحها ضوئيًا فقط لأنهم أيضًا لديهم اجتماعات صباحية قبل بدء اجتماع المجلس. قلة قليلة من الناس يحضرون بإحساس قوي بـ "ما يجب أن نفعله" أو على استعداد للاتجاه إلى محادثة مثمرة
تم إعداد البيانات المالية من قبل نائب المدير المالي / المدير المالي. تم إنتاج سطح السفينة نفسه من قبل لجنة من قادة فريق وظيفي طلب منهم عمل 5-7 شرائح لكل تحديث. هناك الكثير من الصفحات. يمر اختبار الوزن. لن يقوم أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة بقراءة حقًا في المجموعة بأكملها ، ولا يمكن لأي فريق الاطلاع على العرض التقديمي بأكمله في الاجتماع. وبالتالي فإن الناس سوف يتبارون في نهاية الاجتماع لاتخاذ القرارات الفعلية مع عدم وجود ما يكفي من الوقت أو الاعتبار.
قامت شركة المحاماة بمهمة إعداد طلبات خيارات الأسهم ومحاضر اجتماعات مجلس الإدارة وتقييمات 409 أ. تصل هذه في الوقت نفسه ، لذا نظرًا لاختيار خيار قراءة المجموعة والبيانات المالية أو هذه الأشياء ، لم يسبق لأعضاء مجلس الإدارة قراءة جميع هذه المواد مسبقًا.
يبدأ الاجتماع. ربما يبدأ متأخرا. يمر مجلس الإدارة بالموافقات الإدارية. لا أحد يعرف عدد الأسهم القائمة في الشركة ، لذلك لا أحد يعرف النسبة المئوية لمشاركة ماري البالغة 22،475. مرات المشرف يذهب إلى معرفة ذلك. يطلب الرئيس التنفيذي من مجلس الإدارة الموافقة على آخر مرة. لا أحد يعرف بسهولة ما تمت مناقشته في المرة الأخيرة ولكن الدقائق عالية المستوى لذا لا أحد يهتم. لقد قرأها شخص واحد حتى يقول المجلس: "إذا كانت بخير ، أنا بخير" وتمت الموافقة عليهم.
يقرأ كل رئيس قسم شرائحه من 5 إلى 7. وضع المدير التنفيذي ميزانية 20 دقيقة لكل قسم ، لكن الثلاثة الأولى تستغرق 35 دقيقة ، لذلك نحن متخلفون بالفعل. نفعل الغوص العميق على البيانات المالية. لدينا بعض المناقشات في كل وظيفة لأن هذا ما يفعله الناس. إذا وضعت 5 شرائح على "ما يجب أن نطلبه لتناول الغداء اليوم" ، فستقضي اللوحة 30 دقيقة في مناقشة ذلك. يناقش الناس المعلومات التي تضعها أمامهم. لا تضع المعلومات أمام الأشخاص أبدًا إذا كنت لا تريد مناقشتها. من المحتمل ألا يكون هناك أي نقاش منظم ومتناسق حول أهم العناصر في الشركة ما لم تضعه أمام الأشخاص أو ما لم يصعده أحد أعضاء مجلس الإدارة من ذوي الخبرة.
يتنافس أعضاء مجلس الإدارة بسبب انتهاء الاجتماع ولجميعهم اجتماعه القادم. لم يوافق مجلس الإدارة على الكثير من المضمون ، حتى لو تمت مناقشته. يتم تحديث الأشخاص أكثر أو أقل. إذا كانت الشركة في حالة جيدة بشكل مثير للدهشة الجميع يترك في مزاج جيد. إذا كانت هناك نكسات ، يبدأ الجميع في الشك ، لكن لا أحد يقول أي شيء جوهري ، لأنه لم يتم تخصيص وقت لكيفية جعل الأمور أفضل حقًا.
هذه ليست سردًا لكل مجلس إدارة أو كل اجتماع لمجلس الإدارة ولكنها ليست بعيدة عن العديد من اجتماعات المجالس واللجان. ينبغي أن يكون دليلك لما يجب تجنبه. هذا ما يمكن أن أسميه "اجتماع مجلس القصور الذاتي" لأنه إذا لم تضع الوقت والجهد في كيفية الحصول على أكبر قيمة من اجتماعات مجلس الإدارة قبل اليد - فمن غير المرجح أن تحصل على قيمة في اليوم.
كيفية جعل اجتماع مجلس الإدارة فعال
1. قم بإنشاء مجموعة من مؤشرات الأداء الرئيسية لكيفية إدارة الأعمال
يجب أن تبدأ بمجموعة قوية من مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لكيفية تشغيل عملك الذي يستخدمه فريقك التنفيذي بصرف النظر عن اتصالات اللوحة. أعلم أن هذا واضح ، لكنني أجد أن العديد من فرق الإدارة ليست منضبطة حول كيفية قياس النجاح (بخلاف التقارير المالية القياسية - وحتى هذا قد يكون "مقعدًا للسروال" في بعض الأحيان).
بمجرد حصولك على مؤشرات الأداء الرئيسية لكيفية إدارتك ، يجب تشغيلها بواسطة أعضاء المجلس لمعرفة ما إذا كانوا يعتقدون أنك تفتقد أي شيء. اجعلهم يقومون ببعض العمل للاتفاق على شكل النجاح. غالبًا ما لا يقوم أعضاء مجلس الإدارة بأنفسهم بالقول "ما هي المقاييس التي نود أن نراها". وأحيانًا لا يعرفون ذلك.
يجب أن يخبرك أي عضو كبير في مجلس الإدارة ، "من فضلك لا تنشئ أي مقاييس أو مواد أداء تحلل الأعمال التي لا تنشئها بالفعل لاستخدام إدارتك الخاصة بها." لا يريد أي مجلس إدارة كبير منك أن تصرف انتباهك عن القيام بمجموعة كاملة من الأمور المالية. التحليل الذي هو حصرا لأغراض متنها. إذا قمت بتطوير مجموعة قوية من مؤشرات الأداء الرئيسية لكيفية إدارتك لعملك ثم قمت بتطوير حزمة منتظمة تستخدمها اللوحة لرؤيتها ، فلن تحتاج إلى عمل إضافي لإعداد حزمة مقاييس اللوحة الفصلية.
2. قرر ما هي أكثر القضايا الاستراتيجية الخاصة بك
قبل حوالي 6 أسابيع من اجتماع مجلس إدارتك ، يجب عليك مقابلة الفريق التنفيذي الذي يحضر اجتماعات مجلس الإدارة أو يعدها ويوافق على أهم القضايا التي تعمل عليها الشركة. يمكن أن يشمل ذلك: جمع الأموال ، وخيارات تطوير المنتجات ، والمبيعات ، وفعالية التسويق ، والمنافسة ، وتطوير الأعمال ، وعمليات الاندماج والشراء ... أيا كان. ولكن ما هي القضايا الرئيسية التي تتعامل معها الإدارة. يمكنك كتابة هذا كقصة في النقاط الرئيسية 3-5. عندما تحدد هذه العناصر ، يمكنك الموافقة على العناصر التي تعتقد أنها ذات صلة باللوحة. هناك ثلاثة اختبارات ما إذا كان هذا مناسبًا لاجتماع مجلس الإدارة التالي
أ. أحتاج إلى الكشف عن هذا العنصر في اللوحة حتى لا يفاجئهم لاحقًا. قد تكون أخبارًا جيدة أو قد تكون أخبارًا سيئة - لكن لا يمكن أن تكون مفاجأة
ب. هذه مشكلة تظهر لكثافة ، وأرغب في الحصول على مدخلات لوحتي للتأكد من أنني أفكر فيها بشكل صحيح
ج. هذا شيء يتطلب موافقة مجلس الإدارة. مثال واضح هو الميزانية السنوية ، وهذا عادة ما يكون جزءًا كبيرًا من واحد على الأقل من اجتماعات مجلس الإدارة السنوية. يمكن أن يكون أيضًا تعويضًا تنفيذيًا ، وانحرافًا كبيرًا عن الميزانية ، ورفع الديون ، وصرف الريف المالي (الخفض في القوة) ، إلخ.
3. إنشاء استراتيجية قصيرة
قم بإنشاء عرض تقديمي من 5 إلى 10 صفحات في برنامج العرض التقديمي المفضل لديك بشأن أية مشكلات رئيسية تتصارع معها. إنه نوع من "التمهيدي" للمجلس أو كما يسميه بعض الرؤساء التنفيذيين "قراءة مسبقة". هذه طريقة لتحديد المشكلة التي تريد التحدث عنها. إذا كان لديك بعض المقاييس الرئيسية أو الأرقام المالية التي تذهب مع قراءة ما قبل أفضل.
مثال: نحن نفكر في إطلاق خط أعمال جديد
منتجنا الحالي به 30٪ فقط من إجمالي الهامش
يمكننا رفع السعر أو تقليل التكاليف أو الحفاظ على الهامش ثابتًا وبيع المزيد من الوحدات
إذا رفعنا السعر ، فإننا نشعر بالقلق إزاء المنافسة لأن لدينا منافسين بالفعل أقل من نقطة السعر لدينا
يمكننا خفض التكاليف ولكن الأمر سيستغرق منا 12 شهرا لتقليل فاتورة المواد
يمكننا أن نحافظ على ثباتنا ولكن نظرًا لتكاليف استحواذ عملائنا ، فإننا نشعر بالقلق من أننا لن نحقق ربحًا
لذلك نود إطلاق منتج مجاور. نعتقد أنه سيكون لديها معدل إرفاق بنسبة 30 ٪ لمنتجنا الأساسي. يحتوي منتجنا المجاور على هوامش إجمالية تبلغ 70٪ ، لذا إذا تمكنا من الحصول على معدل إرفاق بنسبة 20٪ ، فيمكننا الحفاظ على الأسعار ثابتة على منتجاتنا الأساسية وزيادة الهامش الإجمالي من 30٪ إلى 38٪.
يتكون هذا كله ولكن مثال على شكل مجموعة مناقشة واحدة من 5 إلى 7 صفحات والموضوع الذي قد تغطيه. هل هذا العمل الإضافي مقابل مجرد حضور اجتماع مجلس الإدارة وتقديم البيانات المالية؟ بالتأكيد. ولكن هذا الانضباط كبير حتى داخليا لحل أهم القرارات الخاصة بك.
4. إنشاء جدول أعمال المجلس
أود إنشاء جدول أعمال مجلس الإدارة مسبقًا مع التركيز بشكل خاص على الموضوعات وتخصيص الوقت. كن محددًا وهادئًا للغاية بشأن مقدار الوقت الذي تخطط لقضاءه في كل منطقة. يفاجئني مدى ضعف معظم المجالس حول إدارة الوقت ومقدار تخصيص لوحات الوقت لمواضيع أقل أهمية وتعثرت في الاندفاع إلى موضوعات أكثر أهمية.
يجب أن يكون جدول الأعمال هادفًا. فكر في نفسك بشأن أهداف اليوم ، وما هو مهم بالنسبة لك وكم من الوقت تريد تخصيصه لتحقيقه. إذا بدأت بـ admin (تقييمات 409a ، تخصيصات خيارات الأسهم الصغيرة ، دقائق مجلس الإدارة) ثم مضغها لمدة 20 دقيقة بهذا - إنه خطأ خاص بك. أنا أكره البدء بأشياء غير مهمة. نسافر على متن طائرة للجلوس حول النظر في منح الأسهم 0.02 ٪؟ في رأيي يجب أن تكون الأشياء الأقل أهمية في نهاية الاجتماع. وبهذه الطريقة إذا كنت مضغوطًا للوقت ، فأنت إما تستعجل المشرف (إذا كان المشرف حقًا فقط) في النهاية أو يمكنك الموافقة عليه عبر UWC (موافقة كتابية بالإجماع) بعد اجتماع مجلس الإدارة أو تحديد موعد لمكالمة مشرف مدتها 15 دقيقة بين جلسات مجلس الإدارة للموافقة على هذا.
حفظ جدول أعمالك للأشياء التي تهمك أكثر.
5. الحصول على سطح السفينة المالية الخاصة بك من 72 ساعة مقدما
90٪ من الحزم المالية تأتي قبل يوم أو يومين من اجتماع مجلس الإدارة وأعتقد أن 65٪ تأتي قبل يوم واحد. هناك طريقة محدودة لأعضاء مجلس الإدارة لقراءتها ، وهضمها ، ومقارنتها بالاجتماع الأخير للمجلس ، وكتابة الأسئلة. لا عجب أن يصبح اجتماع مجلس الإدارة اجتماع تحديث مالي. لا يمكنك توقع حصول أعضاء مجلس الإدارة على ظهر اليوم في اليوم السابق لاجتماع مجلس الإدارة ، ولكن بعد ذلك لا تعقد 3 اجتماعات أخرى في اليوم السابق ، وفي أفضل الأحوال ، من المحتمل أن يقرأوها في المساء. إذا حددت نمطًا قبل 3 أيام (72 ساعة) ، فلن يكون لأحد عذر لعدم قراءته ولديك أسباب قوية لعدم القيام بالغوص العميق أثناء اجتماع مجلس الإدارة.
6. أرسل جدول أعمالك إلى كل عضو في مجلس الإدارة بشكل فردي / قم بإعداد المكالمات مقدمًا
أرسل جدول الأعمال مسبقًا واطلب "مكالمات مسبقة" لمعرفة ما إذا كانوا يرغبون في إضافة عناصر إلى جدول أعمال مجلس الإدارة أو ما إذا كانوا يعتقدون أن هذه المواضيع هي المواضيع الصحيحة. إذا كان لديك الوقت الكافي لإنجاز مجموعة الاستراتيجيات الخاصة بك في وقت مبكر ، فمن الجدير أيضًا إرسالها.
أعتقد أن أفضل مجالس إدارة الرئيس التنفيذي لديه مكالمات من 30 إلى 45 دقيقة مع كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين قبل اجتماع مجلس الإدارة الفعلي للتجول في البيانات المالية 1–1 والمشي من خلال معلومات الإستراتيجية وجدول الأعمال.
أعتقد أن هذا أمر بالغ الأهمية لعدة أسباب:
تأكد من أن كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة يفهم حقًا أدائك ويظهر في يوم جاهز للمناقشة / المناقشة
يمكنك معرفة ما يفكرون به حقًا بشأن القرارات الحاسمة التي تحتاج إلى اتخاذها. بهذه الطريقة ، إذا اعتقدوا أنك بحاجة إلى إضافة جدول أعمالك ، يمكنك ذلك. إذا لم يوافقوا على قرار ، يمكنك فهم السبب. إذا كنت تريد دعمهم لقرار صعب ، فيمكنك معرفة مكانهم
فكر في اجتماعك السابق مثل سوط الكونغرس "يحسب الأصوات"
كما تساعدك المكالمات المسبقة أيضًا في بناء مبنى 1 - 1 حتى تتمكن من التحكم في الغرفة عندما تكون جميعًا معًا.
هذا هو "النفقات العامة؟" نعم ، ربما. لكنه جزء من إدارة مجلس إدارة ، وهو جزء من إدارة الشركة بشكل فعال. إذا كنت تدير اللعبة السابقة ، فلديك لعبة أفضل. إذا استنزفت المشكلات المالية قبل اجتماع مجلس الإدارة ، فيمكنك قضاء المزيد من الوقت في المناقشة النقدية ووقت أقل في نشر المعلومات.
افكار اخيرة
أنا متأكد من عدم موافقة كل عضو في مجلس الإدارة على تقييمي لكيفية التحضير لاجتماعات مجلس الإدارة الرائعة. ربما يكره بعض الأعضاء إجراء مكالمات مسبقة ، والتي يرون أنها مكتملة. ربما يريد بعض الأعضاء أن يكون معظم اجتماع مجلس الإدارة بمثابة مراجعة للمعلومات المالية. أنا شخصياً لا أعتقد أنهم على حق ، لكن لا يهم ما أفكر فيه. ما يهم هو أن تتعرف على أفضل طريقة للعمل مع مجلسك. لقد علمتني عقود من الخبرة أن التخطيط المسبق المبكر يجعل اجتماعات الخنازير أكثر فاعلية. لكن الأهم من ذلك هو وجود مجلس يوافق على ذلك.
تنويه: لقد كنت في عشرات المجالس على مر السنين. أنا لا أتحدث عن أي شركة فردية. أعدك. إذا كان هذا يبدو وكأنه شركتك وأنني أتحدث عنك - فذلك لأن هذه هي الطريقة التي يتم بها تشغيل أكثر من 50 ٪ من اللوحات. :)
هذه بالتأكيد إحدى وظائف كل لوحة ولكن إذا كانت لوحتك هي "ثقتك في المخ" والأشخاص الذين يمكنك استخدامهم كلوحة صوتية لمساعدتك على اتخاذ أصعب القرارات في شركتك وإذا كانت المجموعة الوحيدة تحتفظ بحق بسرية تامة المعلومات وأصعب الخيارات الخاصة بك ثم هو عار إذا لم تحصل على المزيد من القيمة.
صحيح أيضًا أنه ستكون هناك لحظات صعبة في رحلة شركتك حيث تريد أن تكون قادرًا على حمل الأشخاص وراء القرارات الصعبة التي تريدها. عندما يكون الأشخاص في حل المشكلات معك ، يتم الشراء بشكل أكبر لأنهم جزء من الحل. إذا لم يتلقوا تحديثات من أي وقت مضى ، فلن نتوقع أن يتم قبولها في قرارات صعبة عندما يكون لديك اجتماع مجلس الإدارة الذي لا تكون فيه الأخبار إيجابية.
إذا اشتركت في الحجة القائلة إن لوحة قوية يمكنها مساعدتك فعليًا ، فسوف يوضح هذا المنشور كيفية مساعدتك في عقد اجتماعات أكثر إنتاجية من خلال الإعداد المسبق بشكل صحيح.
هذا جزء من سلسلة أوسع حول اجتماعات مجلس الإدارة.
كيف تعمل معظم اجتماعات مجلس الإدارة
لقد كنت جالسًا على لوحات فنية لمدة عقدين ، لذلك لدي بعض الخبرة فيما يتعلق بالخطأ. ما يلي هو سرد ولكن إذا كان لديك الكثير من الخبرة في مجال الإدارة ، أعتقد أن هذا الأمر يبدو مألوفًا جدًا.
موعد اجتماع مجلس الإدارة
لا أحد يفكر كثيرًا في الأمر حتى أسبوع أو أسبوعين من قبل
فريق الإدارة لديه التدافع في اللحظة الأخيرة لسحب المواد معا
تركز الإدارة بشكل كبير على عملها اليومي المتمثل في ... العملاء الرابحين ، والتوقيع على biz dev ، وشحن المنتج ... بحيث تكون هذه الإعدادية "تدريبات على الحريق" في اللحظة الأخيرة ، وتعتبر بمثابة إلهاء بسيط. إذا تم الاستطلاع قبل أسبوع من اجتماع مجلس الإدارة ، فإن عددًا كبيرًا من المؤسسين سيقولون "أتمنى أن نؤجل هذا الاجتماع أسبوعين" أو "يمكنني فعل ذلك حقًا دون عقد اجتماع مجلس الإدارة على الإطلاق".
يصل سطح السفينة والبيانات المالية في الليلة السابقة للاجتماع. يصل المستثمرون الذين يسافرون إلى فنادقهم في وقت متأخر من الليل. قرروا الاستيقاظ مبكرا لقراءة المواد. انهم بسرعة مسحها ضوئيا قبل الإفطار. يعاد توجيههم بالأرقام حتى لا ينزعجوا في الاجتماع. في أعضاء مجلس المدينة أيضًا ، قم بمسحها ضوئيًا فقط لأنهم أيضًا لديهم اجتماعات صباحية قبل بدء اجتماع المجلس. قلة قليلة من الناس يحضرون بإحساس قوي بـ "ما يجب أن نفعله" أو على استعداد للاتجاه إلى محادثة مثمرة
تم إعداد البيانات المالية من قبل نائب المدير المالي / المدير المالي. تم إنتاج سطح السفينة نفسه من قبل لجنة من قادة فريق وظيفي طلب منهم عمل 5-7 شرائح لكل تحديث. هناك الكثير من الصفحات. يمر اختبار الوزن. لن يقوم أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة بقراءة حقًا في المجموعة بأكملها ، ولا يمكن لأي فريق الاطلاع على العرض التقديمي بأكمله في الاجتماع. وبالتالي فإن الناس سوف يتبارون في نهاية الاجتماع لاتخاذ القرارات الفعلية مع عدم وجود ما يكفي من الوقت أو الاعتبار.
قامت شركة المحاماة بمهمة إعداد طلبات خيارات الأسهم ومحاضر اجتماعات مجلس الإدارة وتقييمات 409 أ. تصل هذه في الوقت نفسه ، لذا نظرًا لاختيار خيار قراءة المجموعة والبيانات المالية أو هذه الأشياء ، لم يسبق لأعضاء مجلس الإدارة قراءة جميع هذه المواد مسبقًا.
يبدأ الاجتماع. ربما يبدأ متأخرا. يمر مجلس الإدارة بالموافقات الإدارية. لا أحد يعرف عدد الأسهم القائمة في الشركة ، لذلك لا أحد يعرف النسبة المئوية لمشاركة ماري البالغة 22،475. مرات المشرف يذهب إلى معرفة ذلك. يطلب الرئيس التنفيذي من مجلس الإدارة الموافقة على آخر مرة. لا أحد يعرف بسهولة ما تمت مناقشته في المرة الأخيرة ولكن الدقائق عالية المستوى لذا لا أحد يهتم. لقد قرأها شخص واحد حتى يقول المجلس: "إذا كانت بخير ، أنا بخير" وتمت الموافقة عليهم.
يقرأ كل رئيس قسم شرائحه من 5 إلى 7. وضع المدير التنفيذي ميزانية 20 دقيقة لكل قسم ، لكن الثلاثة الأولى تستغرق 35 دقيقة ، لذلك نحن متخلفون بالفعل. نفعل الغوص العميق على البيانات المالية. لدينا بعض المناقشات في كل وظيفة لأن هذا ما يفعله الناس. إذا وضعت 5 شرائح على "ما يجب أن نطلبه لتناول الغداء اليوم" ، فستقضي اللوحة 30 دقيقة في مناقشة ذلك. يناقش الناس المعلومات التي تضعها أمامهم. لا تضع المعلومات أمام الأشخاص أبدًا إذا كنت لا تريد مناقشتها. من المحتمل ألا يكون هناك أي نقاش منظم ومتناسق حول أهم العناصر في الشركة ما لم تضعه أمام الأشخاص أو ما لم يصعده أحد أعضاء مجلس الإدارة من ذوي الخبرة.
يتنافس أعضاء مجلس الإدارة بسبب انتهاء الاجتماع ولجميعهم اجتماعه القادم. لم يوافق مجلس الإدارة على الكثير من المضمون ، حتى لو تمت مناقشته. يتم تحديث الأشخاص أكثر أو أقل. إذا كانت الشركة في حالة جيدة بشكل مثير للدهشة الجميع يترك في مزاج جيد. إذا كانت هناك نكسات ، يبدأ الجميع في الشك ، لكن لا أحد يقول أي شيء جوهري ، لأنه لم يتم تخصيص وقت لكيفية جعل الأمور أفضل حقًا.
هذه ليست سردًا لكل مجلس إدارة أو كل اجتماع لمجلس الإدارة ولكنها ليست بعيدة عن العديد من اجتماعات المجالس واللجان. ينبغي أن يكون دليلك لما يجب تجنبه. هذا ما يمكن أن أسميه "اجتماع مجلس القصور الذاتي" لأنه إذا لم تضع الوقت والجهد في كيفية الحصول على أكبر قيمة من اجتماعات مجلس الإدارة قبل اليد - فمن غير المرجح أن تحصل على قيمة في اليوم.
كيفية جعل اجتماع مجلس الإدارة فعال
1. قم بإنشاء مجموعة من مؤشرات الأداء الرئيسية لكيفية إدارة الأعمال
يجب أن تبدأ بمجموعة قوية من مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لكيفية تشغيل عملك الذي يستخدمه فريقك التنفيذي بصرف النظر عن اتصالات اللوحة. أعلم أن هذا واضح ، لكنني أجد أن العديد من فرق الإدارة ليست منضبطة حول كيفية قياس النجاح (بخلاف التقارير المالية القياسية - وحتى هذا قد يكون "مقعدًا للسروال" في بعض الأحيان).
بمجرد حصولك على مؤشرات الأداء الرئيسية لكيفية إدارتك ، يجب تشغيلها بواسطة أعضاء المجلس لمعرفة ما إذا كانوا يعتقدون أنك تفتقد أي شيء. اجعلهم يقومون ببعض العمل للاتفاق على شكل النجاح. غالبًا ما لا يقوم أعضاء مجلس الإدارة بأنفسهم بالقول "ما هي المقاييس التي نود أن نراها". وأحيانًا لا يعرفون ذلك.
يجب أن يخبرك أي عضو كبير في مجلس الإدارة ، "من فضلك لا تنشئ أي مقاييس أو مواد أداء تحلل الأعمال التي لا تنشئها بالفعل لاستخدام إدارتك الخاصة بها." لا يريد أي مجلس إدارة كبير منك أن تصرف انتباهك عن القيام بمجموعة كاملة من الأمور المالية. التحليل الذي هو حصرا لأغراض متنها. إذا قمت بتطوير مجموعة قوية من مؤشرات الأداء الرئيسية لكيفية إدارتك لعملك ثم قمت بتطوير حزمة منتظمة تستخدمها اللوحة لرؤيتها ، فلن تحتاج إلى عمل إضافي لإعداد حزمة مقاييس اللوحة الفصلية.
2. قرر ما هي أكثر القضايا الاستراتيجية الخاصة بك
قبل حوالي 6 أسابيع من اجتماع مجلس إدارتك ، يجب عليك مقابلة الفريق التنفيذي الذي يحضر اجتماعات مجلس الإدارة أو يعدها ويوافق على أهم القضايا التي تعمل عليها الشركة. يمكن أن يشمل ذلك: جمع الأموال ، وخيارات تطوير المنتجات ، والمبيعات ، وفعالية التسويق ، والمنافسة ، وتطوير الأعمال ، وعمليات الاندماج والشراء ... أيا كان. ولكن ما هي القضايا الرئيسية التي تتعامل معها الإدارة. يمكنك كتابة هذا كقصة في النقاط الرئيسية 3-5. عندما تحدد هذه العناصر ، يمكنك الموافقة على العناصر التي تعتقد أنها ذات صلة باللوحة. هناك ثلاثة اختبارات ما إذا كان هذا مناسبًا لاجتماع مجلس الإدارة التالي
أ. أحتاج إلى الكشف عن هذا العنصر في اللوحة حتى لا يفاجئهم لاحقًا. قد تكون أخبارًا جيدة أو قد تكون أخبارًا سيئة - لكن لا يمكن أن تكون مفاجأة
ب. هذه مشكلة تظهر لكثافة ، وأرغب في الحصول على مدخلات لوحتي للتأكد من أنني أفكر فيها بشكل صحيح
ج. هذا شيء يتطلب موافقة مجلس الإدارة. مثال واضح هو الميزانية السنوية ، وهذا عادة ما يكون جزءًا كبيرًا من واحد على الأقل من اجتماعات مجلس الإدارة السنوية. يمكن أن يكون أيضًا تعويضًا تنفيذيًا ، وانحرافًا كبيرًا عن الميزانية ، ورفع الديون ، وصرف الريف المالي (الخفض في القوة) ، إلخ.
3. إنشاء استراتيجية قصيرة
قم بإنشاء عرض تقديمي من 5 إلى 10 صفحات في برنامج العرض التقديمي المفضل لديك بشأن أية مشكلات رئيسية تتصارع معها. إنه نوع من "التمهيدي" للمجلس أو كما يسميه بعض الرؤساء التنفيذيين "قراءة مسبقة". هذه طريقة لتحديد المشكلة التي تريد التحدث عنها. إذا كان لديك بعض المقاييس الرئيسية أو الأرقام المالية التي تذهب مع قراءة ما قبل أفضل.
مثال: نحن نفكر في إطلاق خط أعمال جديد
منتجنا الحالي به 30٪ فقط من إجمالي الهامش
يمكننا رفع السعر أو تقليل التكاليف أو الحفاظ على الهامش ثابتًا وبيع المزيد من الوحدات
إذا رفعنا السعر ، فإننا نشعر بالقلق إزاء المنافسة لأن لدينا منافسين بالفعل أقل من نقطة السعر لدينا
يمكننا خفض التكاليف ولكن الأمر سيستغرق منا 12 شهرا لتقليل فاتورة المواد
يمكننا أن نحافظ على ثباتنا ولكن نظرًا لتكاليف استحواذ عملائنا ، فإننا نشعر بالقلق من أننا لن نحقق ربحًا
لذلك نود إطلاق منتج مجاور. نعتقد أنه سيكون لديها معدل إرفاق بنسبة 30 ٪ لمنتجنا الأساسي. يحتوي منتجنا المجاور على هوامش إجمالية تبلغ 70٪ ، لذا إذا تمكنا من الحصول على معدل إرفاق بنسبة 20٪ ، فيمكننا الحفاظ على الأسعار ثابتة على منتجاتنا الأساسية وزيادة الهامش الإجمالي من 30٪ إلى 38٪.
يتكون هذا كله ولكن مثال على شكل مجموعة مناقشة واحدة من 5 إلى 7 صفحات والموضوع الذي قد تغطيه. هل هذا العمل الإضافي مقابل مجرد حضور اجتماع مجلس الإدارة وتقديم البيانات المالية؟ بالتأكيد. ولكن هذا الانضباط كبير حتى داخليا لحل أهم القرارات الخاصة بك.
4. إنشاء جدول أعمال المجلس
أود إنشاء جدول أعمال مجلس الإدارة مسبقًا مع التركيز بشكل خاص على الموضوعات وتخصيص الوقت. كن محددًا وهادئًا للغاية بشأن مقدار الوقت الذي تخطط لقضاءه في كل منطقة. يفاجئني مدى ضعف معظم المجالس حول إدارة الوقت ومقدار تخصيص لوحات الوقت لمواضيع أقل أهمية وتعثرت في الاندفاع إلى موضوعات أكثر أهمية.
يجب أن يكون جدول الأعمال هادفًا. فكر في نفسك بشأن أهداف اليوم ، وما هو مهم بالنسبة لك وكم من الوقت تريد تخصيصه لتحقيقه. إذا بدأت بـ admin (تقييمات 409a ، تخصيصات خيارات الأسهم الصغيرة ، دقائق مجلس الإدارة) ثم مضغها لمدة 20 دقيقة بهذا - إنه خطأ خاص بك. أنا أكره البدء بأشياء غير مهمة. نسافر على متن طائرة للجلوس حول النظر في منح الأسهم 0.02 ٪؟ في رأيي يجب أن تكون الأشياء الأقل أهمية في نهاية الاجتماع. وبهذه الطريقة إذا كنت مضغوطًا للوقت ، فأنت إما تستعجل المشرف (إذا كان المشرف حقًا فقط) في النهاية أو يمكنك الموافقة عليه عبر UWC (موافقة كتابية بالإجماع) بعد اجتماع مجلس الإدارة أو تحديد موعد لمكالمة مشرف مدتها 15 دقيقة بين جلسات مجلس الإدارة للموافقة على هذا.
حفظ جدول أعمالك للأشياء التي تهمك أكثر.
5. الحصول على سطح السفينة المالية الخاصة بك من 72 ساعة مقدما
90٪ من الحزم المالية تأتي قبل يوم أو يومين من اجتماع مجلس الإدارة وأعتقد أن 65٪ تأتي قبل يوم واحد. هناك طريقة محدودة لأعضاء مجلس الإدارة لقراءتها ، وهضمها ، ومقارنتها بالاجتماع الأخير للمجلس ، وكتابة الأسئلة. لا عجب أن يصبح اجتماع مجلس الإدارة اجتماع تحديث مالي. لا يمكنك توقع حصول أعضاء مجلس الإدارة على ظهر اليوم في اليوم السابق لاجتماع مجلس الإدارة ، ولكن بعد ذلك لا تعقد 3 اجتماعات أخرى في اليوم السابق ، وفي أفضل الأحوال ، من المحتمل أن يقرأوها في المساء. إذا حددت نمطًا قبل 3 أيام (72 ساعة) ، فلن يكون لأحد عذر لعدم قراءته ولديك أسباب قوية لعدم القيام بالغوص العميق أثناء اجتماع مجلس الإدارة.
6. أرسل جدول أعمالك إلى كل عضو في مجلس الإدارة بشكل فردي / قم بإعداد المكالمات مقدمًا
أرسل جدول الأعمال مسبقًا واطلب "مكالمات مسبقة" لمعرفة ما إذا كانوا يرغبون في إضافة عناصر إلى جدول أعمال مجلس الإدارة أو ما إذا كانوا يعتقدون أن هذه المواضيع هي المواضيع الصحيحة. إذا كان لديك الوقت الكافي لإنجاز مجموعة الاستراتيجيات الخاصة بك في وقت مبكر ، فمن الجدير أيضًا إرسالها.
أعتقد أن أفضل مجالس إدارة الرئيس التنفيذي لديه مكالمات من 30 إلى 45 دقيقة مع كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين قبل اجتماع مجلس الإدارة الفعلي للتجول في البيانات المالية 1–1 والمشي من خلال معلومات الإستراتيجية وجدول الأعمال.
أعتقد أن هذا أمر بالغ الأهمية لعدة أسباب:
تأكد من أن كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة يفهم حقًا أدائك ويظهر في يوم جاهز للمناقشة / المناقشة
يمكنك معرفة ما يفكرون به حقًا بشأن القرارات الحاسمة التي تحتاج إلى اتخاذها. بهذه الطريقة ، إذا اعتقدوا أنك بحاجة إلى إضافة جدول أعمالك ، يمكنك ذلك. إذا لم يوافقوا على قرار ، يمكنك فهم السبب. إذا كنت تريد دعمهم لقرار صعب ، فيمكنك معرفة مكانهم
فكر في اجتماعك السابق مثل سوط الكونغرس "يحسب الأصوات"
كما تساعدك المكالمات المسبقة أيضًا في بناء مبنى 1 - 1 حتى تتمكن من التحكم في الغرفة عندما تكون جميعًا معًا.
هذا هو "النفقات العامة؟" نعم ، ربما. لكنه جزء من إدارة مجلس إدارة ، وهو جزء من إدارة الشركة بشكل فعال. إذا كنت تدير اللعبة السابقة ، فلديك لعبة أفضل. إذا استنزفت المشكلات المالية قبل اجتماع مجلس الإدارة ، فيمكنك قضاء المزيد من الوقت في المناقشة النقدية ووقت أقل في نشر المعلومات.
افكار اخيرة
أنا متأكد من عدم موافقة كل عضو في مجلس الإدارة على تقييمي لكيفية التحضير لاجتماعات مجلس الإدارة الرائعة. ربما يكره بعض الأعضاء إجراء مكالمات مسبقة ، والتي يرون أنها مكتملة. ربما يريد بعض الأعضاء أن يكون معظم اجتماع مجلس الإدارة بمثابة مراجعة للمعلومات المالية. أنا شخصياً لا أعتقد أنهم على حق ، لكن لا يهم ما أفكر فيه. ما يهم هو أن تتعرف على أفضل طريقة للعمل مع مجلسك. لقد علمتني عقود من الخبرة أن التخطيط المسبق المبكر يجعل اجتماعات الخنازير أكثر فاعلية. لكن الأهم من ذلك هو وجود مجلس يوافق على ذلك.
تنويه: لقد كنت في عشرات المجالس على مر السنين. أنا لا أتحدث عن أي شركة فردية. أعدك. إذا كان هذا يبدو وكأنه شركتك وأنني أتحدث عنك - فذلك لأن هذه هي الطريقة التي يتم بها تشغيل أكثر من 50 ٪ من اللوحات. :)
تعليقات
إرسال تعليق